Pelindungan Arsip Keluarga, Jangan Pandang Sebelah Mata

Bicara soal KTP alias Kartu Tanda Penduduk, warga Indonesia berusia 17 tahun ke atas pasti tahu betul betapa penting dokumen yang satu ini.

Saking pentingnya, tak berlebihan jika KTP dijuluki “kartu sakti”.

Bagaimana tidak; kita membutuhkannya untuk berbagai keperluan sehari-hari maupun khusus, di antaranya saat membuat SIM, memperpanjang STNK, membuka rekening bank, sampai mengurus pernikahan.

Selain KTP, ada juga akta kelahiran, kartu keluarga, akta perkawinan/surat nikah, akta perceraian, akta kematian, surat adopsi, fatwa warisan, surat wasiat, rapor, sertifikat pelatihan/kursus, ijazah, surat pindah, paspor, SK pengangkatan/pensiun pegawai, serta sertifikat penghargaan prestasi dan/atau pengabdian.

Kesemuanya termasuk arsip keluarga yang layak mendapat pelindungan.

Mengapa? Karena kelancaran urusan kantor, sekolah, pajak, asuransi, litigasi, maupun sosial kita tergantung pada dokumen-dokumen tersebut.

Sebelum membahas pelindungan arsip keluarga, mari kita berkenalan dulu dengan arsip.

Pengertian Arsip

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah (1) rekaman kegiatan atau peristiwa, (2) dalam berbagai bentuk dan media, (3) sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, (4) dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Setelah Revolusi Industri 4.0. pada 2011 yang dicetuskan di Hanover, Jerman, definisi arsip sudah berkembang bukan hanya sebagai rekaman kegiatan, peristiwa, atau informasi (recorded information), tapi juga bukti (evidence) dan aset (asset) yang mempunyai karakteristik autentisitas (authenticity), reliabilitas (reliability), integritas (integrity), legalitas (legality), dan ketergunaan (useability).

Sementara itu, yang dimaksud arsip keluarga adalah informasi terekam mengenai keberadaan dan peran individu anggota keluarga dalam hubungannya dengan fungsi keluarga (reproduksi, status, sosial, dan ekonomi).

Bayangkan jika salah satu arsip keluarga kita rusak atau hilang... apa jadinya? Belum lagi kalau semuanya; entah karena bencana atau kelalaian semata.

Ini-itu dunia birokrasi, tentu langsung terbayang di depan mata.

Baru berandai-andai saja sudah bikin pusing dan lelah, ya!

Panduan Perlindungan Arsip

Supaya terhindar dari segala keruwetan, berikut panduan pelindungannya.

1. Simpan Arsip Secara Benar dan Aman

Salah satu yang perlu dijadikan pertimbangan adalah kondisi negara kita.

Secara geografis, lingkungan, dan infrastruktur, Indonesia rawan bencana banjir (hujan, rob, dan bandang).

Pahami juga cara yang benar untuk menyimpan dan melindungi arsip keluarga.

Sebagai contoh, sistem laminasi sudah dilarang karena justru akan merusak arsip.

2. Menggunakan Jasa Penyimpanan Arsip

Apabila dana mencukupi, simpan arsip keluarga yang vital di tempat jasa penyimpanan arsip yang representatif dan tepercaya.

3. Buat data cadangan (fotokopi, digitalisasi)

Perbanyak salinan arsip yang dimiliki dengan cara fotokopi maupun disimpan dalam bentuk digital.

4. Restorasi arsip

Restorasi arsip keluarga yang rusak sesegera mungkin di lembaga kearsipan terdekat.

5. Serahkan ke Lembaga Kearsipan

Serahkan arsip keluarga yang memiliki nilai kesejarahan (archival value) kepada lembaga kearsipan (pusat, provinsi, kabupaten/kota).

Keluarga Presiden Sukarno, Suharto, Gus Dur, Moh. Hatta, dan tokoh-tokoh nasional lainnya sudah menyerahkan arsip seperti ini kepada lembaga kearsipan pusat (Arsip Nasional Republik Indonesia/ANRI).

Bagaimana, tidak sulit, bukan? Mungkin pada awalnya terlihat merepotkan, tapi hasilnya sungguh sepadan.

Toh, kita sendiri yang akan merasakan manfaatnya.

Bukan hanya sekarang, tapi juga kemudian.

Buku Menggapai Asa bisa didapatkan melalui Gramedia.com.

Selain itu, ada gratis voucher diskon yang bisa kamu gunakan tanpa ada minimal pembelian. Klik di sini untuk dapatkan vouchernya.

promo diskon